Hari berganti bulan berganti dan musim pun berganti, tibalah masanya untuk aku menghadapi satu sessi untuk membentangkan dan mempertahankan cadangan kajian Ph.D, di bawah tajuk “Personalization of the open source content management system (CMS) based website using user profiles”.

Cadangan kajian ini menggunakan permodelan tensor (Tensor Modeling), yang merupakan kaedah baru. Melalui sorotan literatur (literature review), belum banyak pengkaji yang menggunakan teknik tensor. Ia adalah satu permodelan matematik menggunakan matrik pelbagai dimensi (multi-dimension matrix) bagi perlombongan web (web mining) untuk membentuk profil pengguna dalam laman web yang bersasaskan sumber terbuka.

Personalization (personalisasi) adalah satu konsep di mana pengguna sesuatu laman web dipersembahkan kandungan mengikut pilihan, minat, sejarah lawatan ke atas sesuatu laman web. Pada masa sekarang teknik personalisasi banyak digunakan oleh laman media sosial seperti Facebook[1], twitter, youtube dan juga enjin pencari seperti Google. Laman web akan membuat “recommendation” kandungan kepada pengguna mengikut profil pengguna seperti lokasi, umur, sejarah lawatan, rakan yang dihubungkan melalui laman sosial.

Industri personalisasi adalah sesuatu yang sentiasa berkembang mengikut perkembangan teknologi web dan melibatkan pelaburan jutaan dollar seperti yang dilakukan oleh toko buku atas talian Amazon, USA, dan gedung lelongan seperti Ebay.

Tidak hairanlah selepas tamat pengajian dan kembali bertugas, sebuah Conference telah menawarkan kepadaku tugas sebagai panel semakan bagi conference mereka, berkaitan Personalization, berdasarkan kepada artikelku yang telah diterbitkan dalam Journal teknologi maklumat.

Sessi ini dikenali sebabgai Confirmation of Candidature atau pun dikenali sebagai “proposal defense”, di lain-lain universiti termasuk di Malaysia. Melalui sessi ini calon Ph.D akan membentangkan cadangan kajian yang telah diluluskan oleh pihak Fakulti dan Universiti bagi pengajian Ph.D, di hadapan panel pemeriksa yang telah dilantik.

Panel ini terdiri daripada beberapa pensyarah yang telah dilantik. Di QUT, sessi ini akan menentukan samada cadangan kajian yang telah diselia oleh penyelia-penyelia kajian selama setahun atau lebih boleh diteruskan untuk pengajian sehingga tamat atau sebaliknya.

Ramai pelajar yang gugur melalui sessi ini dan tidak dapat meneruskan pengajian setelah gagal meyakinkan panel penilai berhubung kajian, seperti latarbelakang, soalan kajian, metodologi kajian, dan juga analisa data peringkat permulaan yang membawa kepada penemuan atau dapatan kajian yang dijangka, bagi perlaksanaan kajian. Keputusan oleh panel akan dibuat beberapa jam selepas saja calon Ph.D selesai menjalani sessi “confirmation of candidature”.

Samada lulus atau diletakkan di bawah semakan (under review). Apabila diletakkan di bawah semakan, calon Ph.D perlu untuk menyelesaikan dan memperbaiki laporan cadangan kajian (report proposal) dalam tempoh selama 3 bulan dari tarikh CoC.

Jika gagal membuat penambahbaikan dan meyakinkan panel, calon boleh ditamatkan pengajian berdasarkan laporan panel penilai serta ketidakmampuan calon untuk meneruskan pengajian. Selepas lulus calon akan disebut sebagai “Research student”.

Proses pengesahan sebagai calon Ph.D ini adalah bebeza bagi universiti-universiti di Australia. Misalnya, bagi Universiti of Melbourne dan University of Queensland, pelajar tidak perlu menghadapi panel untuk pengesahan sebagai calon Ph.D. Terdapat sessi yang dikenalai sebagai “panel review” di mana seseoarang pelajar Ph.D akan mengahadapi panel pemeriksa pada setiap tahun pengajian. Dalam sessi ini, prestasi pelajar dan penyelia kajian akan dinilai oleh panel yang telah dibentuk.

Melalui keputusan dan prestasi yang ditunjukkan penyelia kajian boleh menyelia dengan berkesan prestasi seseorang pelajar Ph.D di bawah seliannya. Tarikh 20 November, 2008, aku perlu menghadapi panel pemeriksa yang terdiri daripada seramai lima orang ahli.

Mereka terdiri daripada ketua penyelia, penyelia ke dua, ketua disiplin kajian, dan beberapa orang yang dilantik oleh penyelia kajian oleh ketua penyelia. Ketika itu, ketua disiplin sains komputer bagi fakulti Teknologi Maklumat, tempat aku menjalankan kajian Ph.D adalah seorang pensyarah berketurunan Yahudi bernama Prof. Madya Dr. Sholomo Geva, beliau bertindak sebagai Ketua Panel yang akan membuat keputusan akhir samada aku akan lulus atau gagal, atau diletakkan di bawah semakan (review).

Seorang lagi yang berindak sebagai ahli panel adalah Professor Peter Bruza, seorang yang pakar dalam bidang “information rietreval model”. Selain daripada itu Dr. Richi Nayak, penyelia utama dan Prof. Madya Andrew dan beberapa orang professor menjadi ahli telah dilantik sebagai ahli panel penilai.

Bagaimanapun, penyelia kedua bagi kajianku, Prof. Amanda Spink telah pun meninggalkan QUT kerana mendapat tawaran bekerja di USA. Ahli-ahili panel terdiri daripada merek ayang pakar dalam pelbagai bidang.

Bagi sessi CoC ini, terdapat pakar dalam bidang Information rietrieval, spectrum analysis dan pendidikan. Sebelum tibanya tarikh itu aku amat sibuk sekali untuk menyediakan laporan yang dikenali sebagai “Ph.D confirmation Report”, untuk semakan penyelia utama kajian. Bermingu-minggu semakan dibuat oleh penyelia, sebelumnya laporan itu diterima untuk dibentangkan dalam CoC.

Semakan yang dibuat banyak membantu aku walaupun sebahagian besar laporan tersebut dipenuhi dengan segala macam contengan, anak panah, tandaan yang dibuat oleh penyelia termasuk beberapa persoalan yang perlu dijelaskan dalam laporan. Penyeliaku seorang yang amat teliti dari segi kandungan dan bahasa yang digunakan.

Biarlah beliau menconteng semahunya, asalkan banyak persoalan yang telah dijawab sebelum menghadapi panel sebenar. Seminggu dari tarikh 20 November, aku perlu mencetak dan menyiapkan laporan dan kemudiannya menyerahkan kepada ahli panel yang telah dilantik.

Pihak fakluti pula menyebarkan jemputan melalui email kepada semua pelajar, pensyarah dan penyelidik yang terdapat di Fakulti. Selain daripada itu poster dalam format PDF berkaitan tarikh, masa dan tempat dan ringkasan projek juga akan disisipkan bersama email yang disebarkan. Ini bermakna maklumat mengenai sessi ini dibuka kepada semua pelajar dan pensyarah di fakulti. Ianya adalah suatu seminar dan terbuka untuk disertai oleh sesiapa sahaja yang berminat.

Kehadirannya mungkin bukan sahaja di kalangan panel penilai bahkan seluruh pelajar dan pensyarah serta penyelidik yang berminat dengan bidang kajian tertentu. Oleh itu sessi ini juga dikenali sebagai “Confirmation Seminar”. Sesiapa sahaja boleh mengemukakan soalan kepada calon Ph.D ketika sessi soal jawab.

Tarikh yang dinantikan akhirnya tiba jua. Bilik seminar yang terletak di Tingkat 5, di dalam bangunan FIT yang terletak Margaret Street dipenuhi oleh mereka yang akan mengikuti “Confirmation Seminar”. Aku telah tiba sejam lebih awal dari masa seminar bermula kerana perlu membuat persiapan awal berkaitan slaid persembahan, semakan pembesar suara dsb.

Semua persediaan rapi telah dibuat termasuk membuat dummy persembahan yang telah dirakamkan dalam bentuk video semasa membuat latihan di rumah. Selain daripada itu teks untuk persediaan juga turut disediakan, bagi tujuan panduan untuk membuat persembahan membentangkan cadangan kajian Ph.D selama lebih kuran satu jam, di hadapan panel penilai.

Slaid persembahan juga telah disemak secara terperinci oleh penyelia sebelumnya. Kelihatan ramai pelajar Ph.D dari Malaysia yang datang memberi sokongan seperti Zani dan Reza serta beberapa pelajar dalam disiplin sains komputer, berada di dalam bilik seminar yang boleh memuatkan 100 orang atau lebih.

Dengan berbekalkan zikir-zikir menghadapi peperiksaan yang telah diamalkan sebelum tarikh seminar aku pun memulakan sessi persembahan pembentangan cadangan kajian kepada panel. Rasa gugup terasa apabila memulakan sessi kerana perlu berhadapan dengan pakar-pakar dari pelbagai bidang untuk membuat penilaian cadangan kajian, seterusnya melayakkan aku sebagai calon Ph.D atau “Ph.D Research Student”.

Slaid demi slaid telah dipersembahkan, penerangan demi penerangan telah dibuat sehingga tamatlah tempoh masa persembahan pembentangan dibuat. Syukur semuanya berjalan lancar. Kini tibalah sessi soal jawab, sessi yang mungkin berlangsung dalam keadaan yang lama, bergantung kepada jumlah soalan yang diajukan kepadaku.

Melalui sessi soal jawab ini, aku telah menjawab hampir sepuluh soalan berkaitan cadangan kajian, perancangan, metodologi kajian, data kajian daripada mereka yang hadir termasuk panel penilai. Kebanyakan soalan dapat dijawab dengan baik dan meyakinkan tidak kurang juga beberapa soalan yang tidak dapat dijelaskan olehku.

Kelihatan di barisan hadapan, Profesor Peter Bruza sedang sibuk menaip sesuatu pada notebooknya. Aku telah melihat beliau mula menaip di notebook sejak aku belum lagi memulakan persembahan kajian. Beliau kelihatan begitu kusyuk dan tekun, tanpa melihat pada slaid persembahan yang ditunjukkan, sepanjang persembahanku. Sesuatu perlakuan yang aneh bagiku kerana kebanyakan ahli panel akan memberi perhatian kepada apa yang dibentangkan oleh pelajar dalam sessi CoC yang telah aku hadiri sebelumnya.

Mungkin pada fikiranku beliau sibuk atau kurang berminat dengan apa yang dibentangkan olehku. Setelah selesai sessi pembentangan dan soal jawab yang berlangsung hampir dua jam. Penyelia utama kajian, Prof. Richi Nayak, mengatakan

“Congratulation, well done Afandi! Please wait outside, you will be called after the panel decided”,

Kata beliau mengucapkan tahniah dan meminta aku menunggu di luar bilik seminar sehingga aku dipanggil masuk untuk mendapatkan keputusan panel penilai. Apa keputusannya?, aku ternanti-nanti di luar, kedudukan aku di luar tidak jauh dari bilik seminar di mana mesyuarat panel dilakukan. Ini bermakna aku boleh mendengar butiran yang dibincangkan, serta hujah-hujah mereka untuk membuat keputusan.

Ketika ini aku terkenangkan apa yang bakal berlaku, terkenangkan keluarga dan anak-anak di rumah, keluarga di kampung dan juga saudara-saudaraku di Malaysia. Harapan yang tinggi untuk aku melepasi ujian ini, disamping doa dari isteri, ibu dan saudara-mara. Ketika ini aku terfikir juga, mengapa kau sanggup bersusah payah melalui jalan Ph.D ini?, Bahkan ianya satu cabaran yang besar berada di luar negara.

Rekod menghabiskan pengajian Ph.D ada yang mencapai 11 tahun, ada juga yang mencapai tempoh selama 33 bulan untuk melengkapkan pengajian. Betul seperti kata Prof Dr. Muhd Kamil Ibrahim, yang kini adalah seorang Professor dalam bidang Perakaunan di Universiti Taibah, Madinah. Beliau berkata dalam bukunya PhD kecil tapi signifikan “Pengalaman yang mahu anda sampaikan bukanlah ilmu tinggi yang boleh diajar dan dimanfaatkan oleh ramai orang. Penyelidikan yang anda lakukan tidak akan mengubah segala-galanya. Namun saya mengikut gerak hati yang berkata: „Sedikit usaha kadangkala boleh mengubah dunia”.

Selepas hampir 30 minit, Prof. Richi memanggil aku masuk ke dalam bilik seminar di mana semua ahli panel menunggu. Masuk sahaja ke dalam bilik itu beberarap ahli panel memberi pandangan mengenai cadangan kajianku,dan beberapa penambahbaikan yang perlu dilakukan bagi memantapkan kajian masa depan. Seorang ahli panel mencadangakan supaya aku menukarkan bidang kajian dari bidang sains komputer kepada bidang pengurusan teknologi maklumat, sesuai dengan latarbelakang kerjayaku.

Akhirnya selepas beberapa pandangan dan sessi nasihat, Prof. Richi memaklumkan bahawa panel membuat keputusan aku melepasi CoC.

Bagaimanapun Prof. Sholomo menasihatkan aku dengan berkata

“I think you should change your research field from your current research, computational intellingence to a new direction, such as IT management. We have decided it based on your backgroud, and your future direction. We give you three months to find a new supervisory team from IPTS. I suggest you to contact Guy Gable”.

[2]Aku merasa sedikit rasa kecewa kerana perlu menukar tajuk kajian. Pun begitu tetap bersyukur kerana bukan senang hendak melepasi tahap ini. Bahkan ramai juga yang gagal dan terpaksa meneruskan pengajian di tanahair atau menukar Fakulti untuk mencari pasukan penyelidik dan penyeliaan baru.

Aku juga bukan sahaja perlu menukar tajuk bahkan perlu mencari pasukan penyelia yang baru dari Information Technology Professional Service (IPTS), yang diketuai oleh Professor Guy Gable. Fokus IPTS adalah berhubung kejayaan pengurusan dan perlaksanaan IT dalam sektor swasta dan kerajaan, juga merangkumi rantau-rantau di seluruh dunia.

Kedudukan pejabat IPTS ketika itu berada di tingkat 6, di bawah Microsoft Research Centre yang terletak di tingkat 7, QUT, Margaret Street, Brisbane. Di bangunan ini juga ditempatkan pusat penyelidikan gula bagi Queensalnd yang dikenali sebagai “Sugar Research Institue’, yang menjalankan penyelidikan mengenai industri gula di Queensland.

[1] Sentiasa ditingkatkan hingga sekarang